連絡の取り方

連絡の取り方 (16.11.9)

業務上の連絡手段について、「電話で連絡を取ることが丁寧な対応」という認識が一般的であるようですが、私はどちらかと言えばメールやグループウェアに頼りがちです。

メール等に頼りがちな理由は、以下のようなメリットによるものと思います。

・送信側は、連絡内容を整理して確認した上で伝えられる。

・受信側は、任意のタイミングで、落ち着いて内容を確認できる。

もちろん、電話を使わないわけではありません。

既に相手とのお付き合いがあり、対応の要領をある程度把握できている場合や、至急の要件で連絡する場合には、まず電話するか、若しくはメール等と電話を併用して連絡しています。

こちらが電話を入れる際には、以下のようなことを心配しながら（ビビりながら）電話しています。

・こちらの都合で相手（お客様）の時間を奪うこと

・相手に集中して聞いてもらう、メモを取ってもらう等、ちゃんと聞く集中力を求める。

　（電波状態が悪い、こちらの滑舌が決して良くないなどの要素でさらにご負担をおかけする）

当たり前のことなのでしょうが、突き詰めると（少なくとも私には）なかなか難しいものと思います。

いずれにしても、連絡にあたっては、丁寧でありつつ相手を不快にさせないよう心がけたいと思います。

（田村）

参考記事

キャリコネニュース　2016年11月7日

「『メールで失礼します』って、いまは逆でしょ！？面識のない人からの営業電話に疑問投げかけたツイートがネットで話題に」

赤沼俊幸　状況が抉る部屋　2016年11月4日

「『メールが失礼で、電話が丁寧』という一部の感覚について。違うんだよ、まずメールしてほしい」

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